L'Azienda
Il Gruppo Schaeffler è a livello mondiale tra i produttori leader di soluzioni per cuscinetti a strisciamento e volventi e di prodotti per la tecnologia lineare e directdrive. Un’analisi sulla gestione documenti e dei relativi flussi interni ha portato in evidenza un enorme e oneroso lavoro manuale, spingendo l’azienda a ricercare una soluzione snella di generazione ed archiviazione documentale sistematica, precisa e rintracciabile, individuando nell’applicazione di Agomir il prodotto che poteva coprire tutti gli aspetti gestionali e fiscali.
La Necessità
Schaeffler Italia inizia per la prima volta a prendere in esame la possibilità di dematerializzare i documenti cartacei nel 2008, partendo dalla fatturazione elettronica.
Viene poi condotta un’analisi sui documenti di carattere giuridico/fiscale e dei loro flussi, portando in evidenza un enorme lavoro manuale necessario per la produzione di questa tipologia di documenti, con un processo di stampa, divisione manuale della copia della fattura, controllo, imbustamento e spedizione tramite posta.
A questo si aggiungeva l’obbligo oneroso, anche e soprattutto in termini di ingombro, di archiviare innumerevoli scatoloni di carta. Inoltre, avendo Schaeffler (allora INA) nel corso degli anni effettuato le acquisizioni dei marchi FAG e LuK, il volume di “carta” andava sempre più aumentando fino a quasi triplicare.
Partendo da questa situazione, il reparto Information Technology di Schaeffler Italia, da sempre artefice e promotore di attività su supporto elettronico, non volendo creare “un tetto alla carta” e consapevole ed esso stesso coinvolto nel processo “cartaceo”, si è sentito parte in causa principale per la ricerca di una soluzione snella di generazione ed archiviazione documentale.
La Soluzione
Schaeffler Italia si è quindi rivolta a SEAP, un provider competente ed affidabile, che ha proposto un sistema di generazione dei documenti in formato PDF, con il quale è stata appunto affrontata inizialmente la tematica della fatturazione online. Con questo sistema l’operatore anziché stampare il documento su carta, ha iniziato a produrre la fattura in formato PDF su un server dedicato. Il beneficio è stato immediato: nessun costo operatore, nessun costo per la carta. Da subito è stato possibile inviare questi documenti via mail, dopo che i clienti sono stati contattati per sondarne l’accettazione, pressoché unanime.
Superato un non lungo periodo di assestamento, nel 2009 Schaeffler Italia si è svincolata in modo quasi completo dalla stampa cartacea delle fatture ed oggigiorno solo un numero esiguo di fatture viene prodotto ed inviato su carta: a titolo esemplificativo, il numero di fatture gestite digitalmente è passato da 7.468 nel 2008 a 38.314 nel 2013.
Visto il successo, legato anche ad un evidente alleggerimento dell’iter, Schaeffler ha iniziato a pensare a come gestire documenti di altro tipo in una soluzione documentale strutturata, con l’obiettivo di voler coprire con questa procedura la totalità dei documenti. Il reparto IT iniziò così a illustrare la funzionalità del sistema ai reparti che più di altri avevano una evidente necessità di archiviazione documentale sistematica, precisa, rintracciabile, anche ai sensi di legge.
In un dialogo aperto, Schaeffler si è confrontata con SEAP, esponendo le esigenze ed i processi aziendali coinvolti, lavorando su prototipi con il coinvolgimento delle funzioni operative interessate ed attivando anche alcune personalizzazioni.
Direttamente coinvolto in questo caso era il reparto Human Resources, per il quale il supporto si concretizzava nel trasformare i documenti in formato PDF, archiviarli e gestirli in una maniera prevista dalla legge italiana. Lo stesso valeva per il documento recante le timbrature.
Anche in questo caso la risposta ottimale è stata data dalla soluzione di gestione documentale di Agomir, che stava quindi diventando un vero e proprio strumento aziendale indispensabile, peraltro integrato con la Intranet ospitata in Italia.
Un’altra parte estremamente importante del flusso di lavoro ha riguardato l’iter di autorizzazione di specifici documenti mediante i workflow del documentale di Agomir, rispettando così appieno la policy del Gruppo Schaeffler: il processo rimane così archiviato con tutto il workflow.
Dal 2013 Schaeffler Italia gestisce anche la fattura elettronica firmata con le caratteristiche richieste dalla legislazione italiana. Il progetto è stato poi presentato al Gruppo, dal quale è stata ottenuta la massima approvazione.
“L’introduzione di un sistema di gestione documentale ha portato Schaeffler negli anni ad ottenere decisivi vantaggi organizzativi ed economici dimostrabili, che si sintetizzano in una ovvia riduzione dei documenti cartacei, oltre che della relativa riproduzione, in un risparmio di tempo di archiviazione e di ricerca dei documenti e in una riduzione degli errori. In una struttura di gestione in alcuni casi semplice, ma più spesso complessa o per lo meno articolata, il ricorso ad un sistema di gestione informatico dei documenti, grazie alla sua funzionalità, ha consentito di rispettare ed anche ottimizzare i processi aziendali, con un beneficio sulla produttività. Per alcuni reparti, sono abilitate solo alcune funzioni chiave, mentre per altri settori come il Commerciale tutti gli operatori hanno il pieno accesso all’utilizzo. Anche il Customer Service partecipa all’archiviazione. Il valore aggiunto del documentale è che il Customer Service oggi vede anche i documenti di vendita e di spedizione di un determinato cliente permettendo di rispondere velocemente alle problematiche del cliente.”
Direzione – Schaeffler Italia
