L'Azienda
La Enrico Casiraghi S.p.A. di Cassago Brianza (LC) da oltre cinquant’anni produce complementi d’arredo per la casa. L’azienda è stata la prima, in Brianza, a fondere e rifinire articoli in ottone, aggiungendo, in seguito la lavorazione di nuovi materiali quali zama, alluminio e acciai. Nel corso degli anni è cresciuta, innovandosi e distinguendosi come una realtà attenta ai mutamenti sociali, all’innovazione tecnologica e soprattutto alle esigenze dei clienti. Oggi può contare su una ventina di collaboratori con dieci postazioni di lavoro.
La Necessità
Una gestione lenta e tradizionale del flusso documentale, soprattutto del ciclo passivo, ha convinto la Direzione a ipotizzare un processo più efficace e automatizzato di gestione dei documenti. L’obiettivo era fornire all’ufficio amministrativo-contabile un sistema innovativo per l’archiviazione, la reperibilità e la condivisione diretta dei documenti. Era inoltre necessario dotare la forza vendita di uno strumento capace di velocizzare l’inserimento degli ordini, oltreché fornire le informazioni necessarie per una corretta ed immediata stesura del documento stesso. Queste azioni rientravano in una più ampia strategia di ottimizzazione e miglioramento dei processi aziendali, di governance dei vari workflow e di riduzione dei costi, attraverso
La Soluzione
L’azienda ha scelto AgomirEIM per migliorare la gestione dell’informazione e l’organizzazione dei processi aziendali, per velocizzare il processo di acquisizione degli ordini e per automatizzare tutti i processi di archiviazione, scambio, notifica e condivisione delle informazioni, seguendo le necessità organizzative aziendali.
I Vantaggi
La gestione tradizionale dei flussi documentali, in particolare legati al ciclo passivo, comportava elevati costi e alcuni rischi: tempi lunghi di visione e approvazione, dispersione di documenti, accessi non protetti ad informazioni riservate, telefonate, spedizioni e fax a volte inutili. Da qui l’esigenza di attivare un processo di ottimizzazione, più efficace e automatizzato, principalmente nell’area vendite e amministrativa-contabile, reso possibile dall’adozione dei prodotti e dei servizi di Agomir.
Enrico Casiraghi S.p.A. ha scelto la flessibilità, la sicurezza, la semplicità e l’esperienza di AgomirEIM per riorganizzare la gestione della diffusione e del ciclo di vita dei documenti aziendali. Tutte le informazioni, prima destrutturate, sono raccolte ora in un unico punto, sicuro e profilato, così da permettere una facile ed immediata creazione e consultazione della documentazione necessaria, attraverso semplici meccanismi di archiviazione, ricerca, workflow e messaging.
Grazie ad AgomirEIM la comunicazione con clienti, collaboratori e fornitori avviene in modo più efficace, rispettando precise regole di sicurezza e tenendo traccia di ogni operazione effettuata.
La documentazione prodotta dal gestionale, o proveniente dall’esterno, viene importata attraverso connettori automatici, arricchendo in questo modo la base informativa aziendale. Il processo di acquisizione ordini viene velocizzato e automatizzato grazie ad un modulo che, interagendo con il software gestionale, permette di gestire dati e documenti in modo sicuro riducendo i tempi di inserimento e controllo. L’ordine è tracciato in ogni sua fase, garantendo così immediata visibilità sullo stato di avanzamento.
La soluzione di gestione documentale di Agomir importa automaticamente i documenti provenienti dall’esterno, in questo caso le fatture di acquisto: l’apposizione di etichette bar-code su ogni documento, sottoposto a scansione massiva, consente di archiviare le fatture direttamente a sistema, allegandole al soggetto di riferimento. Anche le comunicazioni a mezzo fax sono state snellite e digitalizzate attraverso un modulo apposito.
“Prima che la gestione del flusso documentale in azienda andasse fuori controllo, abbiamo deciso di rivedere la nostra organizzazione, allo scopo di ridurre le spese, semplificare la gestione attraverso il consolidamento, migliorare il servizio ai clienti e ridurre l’utilizzo dei materiali di consumo”.
Sig.ra Rosamaria Casiraghi
Titolare di Enrico Casiraghi S.p.A.
