Il ruolo della gestione documentale nei processi manutentivi

Passare dalla carta al formato digitale attraverso processi di gestione documentale è il primo e decisivo passo per controllare in modo efficace la manutenzione degli impianti industriali. 

E per digitalizzare tutto ciò che prima si conservava in un archivio cartaceo – schede degli impianti, fatture, ordini d’acquisto per i pezzi di ricambio, certificati, note e rapporti sulle operazioni eseguite sui macchinari e così via – conviene utilizzare un software di Document Management System (DMS) dedicato, meglio ancora se integrato ad una soluzione di Enterprise Asset Management (EAM o CMMS). 

Diversi motivi spiegano perché la gestione documentale assume un ruolo di primo piano nei processi manutentivi delle piccole e medie imprese. 

In linea generale, attraverso la gestione documentale si può monitorare ogni fase delle attività di manutenzioneDematerializzare il flusso di lavoro, infatti, consente di: 

 

  • Archiviare e indicizzare i documenti, anche con acquisizione tramite scanner o da file system 
  • Semplificare e velocizzare la consultazione dei documenti associati agli asset aziendali 
  • Condividere le informazioni per organizzare meglio il lavoro 

 

Un solo punto di controllo 

Il primo grande vantaggio della gestione documentale è la possibilità di creare un unico punto di controllo per tutti gli asset aziendali. 

Non si deve pensare solo ai classici file Word, Excel o PDF, ma anche ai video e alle immagini che un tecnico può inserire nel sistema informatico dopo un intervento di assistenza. L’obiettivo della gestione documentale, se si ragiona in ottica di rivoluzione digitale “4.0” per le imprese, è creare un archivio virtuale dove il responsabile dei servizi di manutenzione ed i relativi operatori possono ritrovare tutti i documenti collegati a ogni singolo impianto, edificio, macchinario. 

Cercare le informazioni che interessano – per esempio, quali riparazioni sono state fatte su un determinato impianto nell’anno precedente – diventa molto più rapido e semplice grazie all’indicizzazione dei documenti in formato digitale. 

 

L’importanza di condividere i documenti 

Un altro beneficio della gestione documentale digitalizzata è la possibilità di scambiare le informazioni con la velocità di un click. 

Limportanza di condividere i documenti è evidente in tante situazioni, per esempio quando si deve programmare un intervento di manutenzione, decidere se conviene di più riparare un pezzo oppure sostituirlo con uno nuovo, valutare l’usura di un determinato componente. 

Spesso, infatti, i processi manutentivi coinvolgono molteplici utenti con diversi gradi di responsabilità e diverse competenze: direzione aziendale, responsabili dell’ufficio tecnico e di manutenzione, addetti agli interventi di assistenza, fornitori e clienti. 

Di conseguenza, il software deve consentire di gestire l’accesso ai documenti ai soggetti interni ed esterni all’azienda, attraverso l’impostazione di profili specifici con relativi permessi per consultare, modificare e approvare i documenti stessi. 

A questo proposito, un aspetto essenziale è la sicurezza: la piattaforma software deve garantire l’univocità e l’integrità del documento inserito nell’archivio centralizzato, attraverso la protezione degli accessi dei diversi utenti coinvolti nei cicli di approvazione (workflow). 

 

Verso una gestione documentale integrata 

Un ultimo aspetto da approfondire è la gestione documentale integratacosì definita perché aiuta a gestire documenti dati in un “universo” aziendale sempre più evoluto e complesso dal punto di vista tecnologico. 

Qui c’è un punto di contatto con la Business Intelligence (BI): si parla di tecnologie, sistemi, applicazioni che servono a raccogliere dati per poi tradurli in informazioni strategiche e operative. 

Spesso le piattaforme software vanno a integrare DMS e BI in un’unica soluzione di Enterprise Information Management (EIM), capace di affiancare alla gestione documentale l’elaborazione di dati statistici in tabelle grafici, che permettono agli utenti di visualizzare una tendenza, riassumere l’andamento di un settore produttivo, monitorare lo stato di avanzamento di un determinato progetto. 

Lo scopo della gestione documentale integrata quindi è sviluppare una rete di relazioni tra gli utenti “fisici” – le persone che con vari livelli di autorizzazione partecipano alla manutenzione degli impianti: tecnici, fornitori, manager aziendali – e i documenti digitalizzati. 

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